Erstens: Falsche Formulierungen

Bei den Formulierungen des Arbeitszeugnisses lauern viele grössere und kleinere Abgründe. Neben Flüchtigkeitsfehlern in der Rechtschreibung oder der korrekten Angaben lassen sich die 3 häufigsten Fehlerquellen identifizieren: «Unbeabsichtigte Codierung», «Falsche Floskeln» und «Verständlichkeit». Jede davon hat ihre eigenen Tücken und Gefahren. 

• Unbeabsichtigte Codierung: Codieren ist unprofessionell und verboten. Trotzdem haben sich einige codierten Formulierungen in die Sprache eingeschlichen. Doch Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Deshalb gilt es speziell darauf zu achten, um keine rechtlichen Konsequenzen zu fürchten. Dies gilt insbesondere bei «versteckter Kritik», die sich in doppeldeutiger oder schwammiger Formulierung, z.B. Passiv-Form oder als negativ deutbare Begriffe bemerkbar macht. Unbeabsichtige Codierung kann sich aber auch im Aufbau bzw. Struktur des Arbeitszeugnis einschleichen, indem der rechtlich vorgegebene Ablauf verändert oder unwichtigen Inhalten eine stärkere Position zugewiesen werden.

• Falsche Floskeln: Ein Arbeitszeugnis muss so objektiv wie möglich geschrieben sein – auch wenn die Bewertungen subjektiver Natur sind. Umso mehr gilt es in den Formulierungen keine Übertreibungen, Metaphern oder Floskeln zu gebrauchen, die auf unterschiedliche Weise interpretiert werden können und somit den Inhalt verzerren. Oft geschieht dies bei der Anwendung von Textteilen in Alltags- oder Korrespondenz-Sprache.

• Unübliche Zeugnissprache: Die Zeugnissprache ist eine spezifische, etablierte Sprache, welche die Objektivität sowie das rechtlich vorgegebenen Wohlwollen gewährleistet. «Kreative» Formulierungen haben nichts in einem Arbeitszeugnis zu suchen. Insbesondere bei aussergewöhnlichen Jobbeschreibungen oder Bewertungen gilt es auf die Professionalität der Formulierungen zu achten, um die Aussage nicht zu verfälschen. 

Zweitens: Beredtes Schweigen

Das offensichtliche Fehlen einer Aussage sagt in seiner Abwesenheit auch etwas aus. Dieses Phänomen wird «Beredtes Schweigen» genannt. Statt etwas negatives zu schreiben, wird eine «aktive» Lücke gelassen. Beispiele dafür finden sich im Weglassen von spezifisch zu einem Job gehörende Kompetenzen, sei dies eine zentrale Eigenschaft oder eine Fähigkeit die genuin zum Job gehört. Beredtes Schweigen wird als Geheim-Code eingestuft und ist in der Schweiz ausdrücklich verboten.

Drittens: Zuviel Aufwand

Das Arbeitszeugnis ist von der Erstellung bis zur Übergabe ein gemeinsamer Prozess mit mehreren Personen, die über unterschiedliche Kompetenzen und Aufgaben verfügen. Nutzung der Synergien, eine gute Vorbereitung und die Planung der internen Prozesse helfen die Effizienz der Abläufe und die Qualität der Arbeitszeugnisse zu steigern. Am meisten Potential für die Optimierung der Prozesse können in den folgenden fünf Punkten festgehalten werden: 

1. Zentrale Verwaltung der Stammdaten und Arbeitszeugnisse

2. Nutzung von professionellen Vorlagen und Textbausteinen

3. Organisation der Kompetenzen und Aufgabenzuweisung

4. Vereinfachte Schnittstellen und Arbeitsschritte

5. Standardisierte Dokumentenerstellung gemäss CI/CD

Die drei häufigsten Fehler decken schon einen grossen Teil der Fehlerquellen ab, sind aber leider nicht die einzigen. Wer diese zu vermeiden weiss, ist aber auf einem guten Weg zu optimalen und professionellen Arbeitszeugnissen. Um sich das Leben etwas einfacher zu machen und gleichzeitig auf Nummer sicher zu gehen, empfiehlt es sich ein Arbeitszeugnis-Tool wie Skriba zu nutzen – nicht umsonst sind solche digitalen Helfer so beliebt.