Holacracy, Soziokratie, selbstorganisierende Strukturen, New Work, neue Managementsysteme, Basisdemokratie im Unternehmen - seit einigen Jahren werden alternative Modelle zur Unternehmensführung diskutiert. Wie könnte mit gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeugnissen beim Austritt eines Mitarbeitenden umgegangen werden, wenn sich das HR im Circle organisiert und es keine Vorgesetzten mehr gibt?

Zugegeben, Arbeits- und Zwischenzeugnisse stehen oft in der Kritik, weil sie nicht sauber formuliert sind, oft zu wohlwollend, die Tatsachen nicht widerspiegelnd oder schlicht dilettantisch verfasst sind. Aus Sicht des Mitarbeitenden ist nicht klar, wann eine Formulierung mehrdeutig ausgelegt oder «codiert» ist. Dennoch ist es gerade im Rekrutierungsprozess ein verlässliches Mittel um zu belegen, dass die Inhalte eines CV den Tatsachen entsprechen. 

In klassisch organisierten Unternehmen erstellt die Personalabteilung (resp. «HR») das Zwischen- oder Arbeitszeugnis aufgrund der vorhandenen Daten, reicht dieses an den Vorgestzten weiter zur «fairen und wohlwollenden» Beurteilung. Der Vorgesetzte gibt es an das HR zurück, wo das Zeugnis abgeschlossen wird - vielleicht erhält der Mitarbeitende zuvor noch einen Entwurf zur Kontrolle. 

So weit, so gut. Was ist nun aber in einem Unternehmen, das sich eine selbstorganisierende Struktur gegeben hat? Wer ist hier für die «faire und wohlwollende Beurteilung» des scheidenden Kollegen zuständig? Richtig, sein Team. Konsequenterweise muss das Zeugnis nach der initialen Erstellung nun ins Team weitergereicht werden zur Beurteilung. Alle Teammitglieder müssen sich auf einen Konsens einigen, ohne die arbeitsrechtlichen Vorgaben zu verletzen und eine verständliche und nachvollziehbare Formulierung zu finden - gerade wenn man sich mit den in Arbeitszeugnissen gebräuchlichen Formulierungen nicht auskennt eine anspruchsvolle Aufgabe. Bestimmt jedoch darf diese nebensächliche Aufgabe dem Team keine wertvolle Zeit kosten und sollte in geübte und spezialisierte Hände gegeben werden, um effizient zu bleiben. 

Cloud Softwarelösung zur Effizienzsteigerung

Damit auch ohne Fachwissen schnell und einfach gute Arbeitszeugnisse verfasst werden können, haben wir Skriba entwickelt und betreiben dieses in der Cloud. Skriba greift auf einen Algroithmus und ein Vokabular zurück, in dem viele Jahre HR-Erfahrung stecken, die ganz einfach per Mausklick abgerufen werden können.

Eine weitere Besonderheit von Skriba: Entgegen anderen Tools zur Zeugniserstellung haben wir auf die Abbildung irgendwelcher Hierarchien verzichtet und stattdessen einen dynamischeren Workflow integriert. Skriba kann somit in selbsorganisierenden Strukturen eingesettzt werden, weil keine Hierarchien abgebildet werden müssen. Ein Zeugnis wird einfach von einem Teammitglied zum nächsten durchgereicht, bis die Beurteilung abgeschlossen ist. Zugegeben, dies bedeutet etwas mehr Aufwand als wenn diese Arbeit nur durch einen Vorgesetzten erledigt werden kann, ist aber machbar. 

In vielen Unternehmen wird ein Zwischen- oder Arbeitszeugnis dem Mitarbeitenden vor seinem Wechsel oder Weggang noch zur Kontrolle vorgelegt. Kommt es zu einer Korrektur, muss der Prozess noch einmal angestossen werden, es kommt zu einer neuen Runde und das Team muss seine Beurteilung möglicherweise revidieren. Auch dieser Fall ist mit Skriba abgedeckt, da jedes Zeugnis vor der definitiven Fertigstellung als Entwurf erstellt werden kann. 

Der «Vorgesetzte» setzt sich somit aus mehreren Personen eines Teams zusammen. In diesem Fall wird die Aufgabe der Beurteilung im Zeugnis auf das Team verteilt. Skriba passt sich den Abläufen im Unternehmen an und kann mit den neuen Führungsmodellen umgehen. 

Konfigurierbarkeit – Lösung nach Mass

Dabei basiert Skriba auf drei einfachen Benutzerrollen: HR, Beurteilung, Administration. Administration ist alles, was konfiguriert, eingestellt und berechtigt werden muss, damit das Tool funktioniert. In der Administration werden die User erfasst und über die Rollen berechtigt. Grundsätzlich kann in einer selbstorganisierenden Struktur also jeder Mitarbeitende die Rolle Beurteilung haben, wenn man das so halten will. In klassischen Strukturen ist diese Rolle für die Vorgesetzten vorbehalten. 

Die HR-Rolle schliesslich ist für jene Fachleute vorgesehen, die das Zeugnis organisieren, erstellen und dafür sorgen, dass es beim scheidenden Mitarbeitenden ankommt. Im klassisch organisierten Unternehmen sind dies eingeschliffene Prozesse, die keiner weiteren Erwähnung bedürfen. 

Vorgaben einfach einhalten

Zusammengefasst kann festgehalten werden: Arbeitszeugnisse bleiben auch mit neuen Führungssystemen vom Gesetz vorgeschrieben. Mit Skriba bieten wir eine attraktive Lösung für die professionelle Erstellung gut formulierter Arbeitszeugnisse, auch wenn diebezüglich kein Know-how vorhanden ist. Skriba lässt sich auch mit neuen Führungs- und Managementsystemen vortrefflich für die einfache und schnelle Erstellung beeindruckender Arbeitszeugnisse einsetzen.